Como o Despachante Aduaneiro Monta o Orçamento de Desembaraço em PDF e Agenda a Reunião Técnica com o Importador no Link
Prazo de free time correndo, e mensagem chegando de todo lado
No escritório do despachante aduaneiro, uma aba mostra o número do processo de um container que chegou ontem ao porto e ainda espera a conferência documental, enquanto outra traz o prazo de free time correndo antes de a armazenagem pesar no custo final.
Nesse meio-tempo, chega mensagem no WhatsApp de um importador perguntando quanto custa desembaraçar um lote de peças que acabou de pousar no aeroporto, com a fatura comercial anexada às pressas.
No mesmo minuto, outro cliente pergunta pelo chat do site se o processo de exportação de um lote de café, com a Declaração Única de Exportação já registrada, segue dentro do prazo combinado — e o despachante, ao telefone com o recinto alfandegado, não consegue responder na hora.
Sinais de que o atendimento está atrasando o processo
A fatura comercial e o packing list chegam por WhatsApp fora do expediente, com o cliente avisando que o navio atraca no dia seguinte, e a mensagem só é vista quando o despachante chega ao escritório, já com o prazo apertado.
Um cliente novo pergunta pelo Instagram Direct quanto custa uma consultoria aduaneira pontual sobre a classificação fiscal de um produto, e a pergunta se perde no meio de dúvidas de clientes antigos sobre processos já abertos.
Duas cargas do mesmo importador chegam no mesmo dia — uma marítima, outra aérea — e sem um registro único por cliente, o escritório perde a referência de qual processo já tem orçamento aprovado e qual ainda está em aberto.
A reunião pra apresentar a documentação de um lote de exportação é combinada de improviso por telefone, e o despachante só lembra do horário quando o importador liga perguntando se ele já chegou.
O cliente aprova o orçamento verbalmente no meio de uma ligação, mas ninguém registra em lugar nenhum que aquela aprovação aconteceu, e o processo não avança até alguém lembrar de formalizar.
Como o Centriu Link organiza isso
A pergunta sobre o custo do desembaraço, a foto da fatura comercial ou a dúvida sobre uma consultoria pontual chegam pelo WhatsApp, pelo Instagram Direct, pelo Messenger da página ou pelo chat do site, e ficam registradas na conversa daquele canal, com o histórico da empresa importadora ali junto.
Dentro da janela de respostas do plano contratado — que se renova continuamente ao longo de 7 dias corridos —, a IA já responde sozinha o preço e a categoria de cada serviço cadastrado no catálogo, como desembaraço de importação, desembaraço de exportação ou consultoria aduaneira.
Ela nunca decide classificação fiscal, canal de parametrização aduaneira ou qual documento falta num processo específico — isso é sempre avaliação do despachante habilitado; qualquer dúvida técnica é sempre repassada a um atendente humano.
Montar um orçamento reunindo mais de um serviço do catálogo — por exemplo, desembaraço de importação e consultoria aduaneira juntos — a própria IA já faz sozinha: reúne os itens, usa o preço cadastrado no catálogo e gera o PDF numerado automaticamente (por exemplo, ORC-2026-0041), enviado no mesmo canal.
A aprovação continua sempre com um responsável no painel do escritório; só depois desse clique o orçamento vira Ordem de Serviço — a confirmação verbal do cliente na conversa não substitui essa etapa.
A IA também agenda, remarca ou cancela a reunião técnica ou a visita ao terminal sozinha, direto na conversa, cruzando a disponibilidade real cadastrada pelo escritório.
Se o lembrete estiver ligado — vem desligado por padrão —, o aviso sai um dia antes e de novo duas horas antes, com confirmação por SIM ou NÃO. Pedido explícito para falar com uma pessoa ou menção a dado sensível, como senha ou número de cartão, tira a conversa da IA e entrega a um atendente humano.
Se a janela de respostas se esgotar, a IA para de responder até liberar espaço de novo, sem avisar nem transferir sozinha.
O que fica pronto pro escritório usar
Catálogo de serviços — desembaraço de importação, desembaraço de exportação, consultoria aduaneira — cada um com preço, categoria, tipo, foto e vídeo.
Orçamento reunindo mais de um serviço do catálogo no mesmo PDF numerado automaticamente.
Orçamento aprovado por um responsável no painel virando Ordem de Serviço automaticamente, sem lançar o processo de novo em outro sistema.
Agendamento de reunião técnica ou visita ao terminal com os 7 status: pendente, confirmado, cancelado, chegou, em atendimento, concluído, não compareceu.
Lembrete opcional da reunião, desligado por padrão, com confirmação por SIM ou NÃO reconhecida automaticamente dentro do prazo configurado.
Fila única de atendimento com reatribuição automática quando a demora de resposta passa do combinado.
Histórico único da empresa importadora entre os quatro canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger e chat do site —, disponíveis nos três planos.
Um caso do início ao fim (situação ilustrativa, não é cliente real)
Na Cais Atlântico Despachos Aduaneiros, a Nortec Peças Industriais manda mensagem pelo WhatsApp avisando que um lote de peças pousou no aeroporto, com a fatura comercial anexada. A IA responde o preço e a categoria do desembaraço de importação aérea, dentro da janela de respostas do plano.
A responsável pela Nortec, Débora, pede pra falar com alguém sobre a classificação fiscal de uma peça — pedido direto de falar com uma pessoa —, e a conversa passa pro despachante Otávio, que reúne o desembaraço e uma consultoria pontual no mesmo orçamento. O Link gera o PDF ORC-2026-0058.
Débora confirma que aprova ainda naquela tarde, e Otávio registra a aprovação no painel; o orçamento vira Ordem de Serviço sozinho. Usando a agenda, ele oferece dois horários de reunião técnica pra apresentar a documentação, e Débora escolhe a manhã seguinte — agendamento pendente.
Na manhã seguinte, a recepção marca chegou quando Débora chega ao escritório, Otávio passa pra em atendimento enquanto revisam os documentos juntos, e ao fechar a reunião, concluído.
Planilha solta vs. conversa organizada com orçamento e agenda
Hoje, é comum o despachante aduaneiro acompanhar cada processo numa planilha separada da conversa com o cliente, então uma pergunta de preço que chega por mensagem não fica ligada ao número do processo, à fatura comercial anexada nem ao histórico combinado com aquele importador.
A aprovação de um orçamento costuma acontecer verbalmente, numa ligação ou numa mensagem solta, sem nenhum registro formal — e a reunião técnica pra apresentar documentação é marcada de improviso, dependendo de quem lembrar de anotar o horário.
Com o Link, a pergunta entra numa conversa organizada por canal, o orçamento reunindo mais de um serviço vira um PDF numerado que o escritório e o importador podem conferir depois, e a reunião fica marcada com um status que qualquer pessoa do escritório consegue acompanhar.
Quando não é a ferramenta certa
Se o escritório atende volume baixo, com poucos processos por mês e todo contato já feito por telefone direto com um contato de confiança na empresa importadora, o ganho de organizar a conversa digital é menor.
Se a expectativa é que a IA decida classificação fiscal, canal de parametrização aduaneira ou qualquer julgamento técnico do processo, isso não existe: ela só informa preço e categoria do que está cadastrado no catálogo, e a decisão técnica é sempre do despachante habilitado.
Se o principal gargalo do escritório é a tramitação do processo dentro dos sistemas do comércio exterior — não a organização da conversa com o cliente e da agenda de reuniões —, o Link ajuda a não perder mensagem e manter o orçamento registrado, mas não acompanha o processo dentro desses sistemas.
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- A IA nunca decide classificação fiscal, canal de parametrização aduaneira ou qualquer julgamento técnico do processo — ela só informa preço e categoria dos serviços cadastrados no catálogo; qualquer dúvida técnica é sempre repassada a um atendente humano.
- Não existe canal de atendimento por telefone ou e-mail dentro do Link — só WhatsApp (conectado por QR Code, do mesmo jeito que funciona o WhatsApp Web), Instagram Direct, Messenger e o chat do site.
- A busca estruturada do catálogo é por preço e categoria; detalhe do serviço — como o tipo de carga ou a documentação exigida — fica no texto do campo tipo ou categoria, não como filtro de busca separado.
- O orçamento nunca fecha sozinho: a IA monta e envia o PDF, mas só um responsável aprovando no painel do escritório faz o orçamento virar Ordem de Serviço.
- O Link não controla estoque, fluxo de caixa nem emite nota fiscal ou documento fiscal do processo — isso continua fora do sistema.
- O lembrete da reunião técnica não é automático por padrão: precisa ser ligado pelo escritório, e a confirmação por SIM ou NÃO só é reconhecida dentro do prazo curto configurado.
Segurança e governança
Cada organização só enxerga seu próprio histórico, catálogo e orçamentos — nada é compartilhado entre escritórios diferentes que usam o Link. Tratamento e exportação de dados pessoais seguem a LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. Os valores e condições vêm da tabela oficial em /precos — sempre a fonte central, nunca cravada nesta página.
Perguntas frequentes
A IA do Link decide o canal de parametrização aduaneira (verde, amarelo ou vermelho) de uma carga?
Não. A IA só informa preço e categoria dos serviços cadastrados no catálogo; qualquer decisão técnica sobre o processo, incluindo classificação fiscal ou parametrização, é sempre do despachante habilitado.
Dá pra reunir desembaraço de importação e consultoria aduaneira no mesmo orçamento?
Dá. A própria IA reúne os serviços do catálogo no mesmo orçamento e envia o PDF com numeração sequencial automática (por exemplo, ORC-2026-0058) direto na conversa. A aprovação final continua sempre com um responsável no painel do escritório.
Como funciona o agendamento da reunião técnica ou da visita com o despachante?
A própria IA agenda, remarca ou cancela sozinha, direto na conversa, cruzando a disponibilidade real cadastrada pelo escritório. Segue os 7 status — pendente, confirmado, cancelado, chegou, em atendimento, concluído ou não compareceu — e pode ter lembrete opcional com confirmação por SIM ou NÃO.
Dá pra buscar um serviço pelo tipo de carga, marítima ou aérea, direto no catálogo?
A busca estruturada do catálogo é por preço e categoria. O tipo de carga e o detalhe do serviço ficam no texto do campo tipo ou categoria, então a IA pode mencionar o que está escrito ali, mas não filtra por esse atributo.
O cliente aprovando o orçamento por mensagem já é suficiente para abrir o processo?
Não. A confirmação do cliente na conversa é só verbal; o orçamento só vira Ordem de Serviço quando um responsável do escritório aprova no painel administrativo.
Como funciona a franquia de respostas da IA nos planos do Link?
Cada plano inclui uma janela de respostas de IA que se renova continuamente ao longo de 7 dias corridos, não uma cota fixa semanal. Catálogo, orçamento e agendamento são os mesmos nos três planos — Starter, Pro e Max —, o que muda é o volume de resposta incluído.
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