Como a sorveteria organiza a encomenda do bolo de sorvete personalizado e agenda a retirada com lembrete no Link
O freezer embaçado, a fila na loja e o celular vibrando com foto de bolo de sorvete
São quase quatro da tarde de um sábado de calor, e a sorveteria tem fila até a porta: gente pedindo casquinha, pote de meio quilo, açaí com granola. Atrás do balcão, a atendente tira a colher do sorvete de creme, passa o cartão de um cliente, entrega o troco pro outro — e o celular apoiado do lado do caixa não para de vibrar.
Uma mensagem pergunta se ainda tem o sabor de morango com leite ninho, que vira e mexe acaba num dia quente desses. Outra, no Direct do Instagram, manda uma foto de um bolo de sorvete cheio de personagem de desenho, perguntando se dá pra fazer igual pro aniversário de 6 anos da filha, sábado que vem, com retirada marcada pras três da tarde.
A atendente olha de canto de olho, sorvete escorrendo na mão de outro cliente esperando o troco, e não dá pra parar a fila pra avaliar se aquele desenho cabe no orçamento e se dá tempo até lá.
A mensagem do bolo fica ali, empilhada entre as de sabor disponível hoje, esperando alguém ter um minuto de sobra — e enquanto isso, do outro lado da tela, a mãe já mandou a mesma foto pra outra sorveteria da região perguntando o mesmo.
Sinais de que o pedido e a encomenda estão se perdendo no corre do balcão
- Pergunta sobre sabor disponível "hoje" chega no meio da correria do balcão e só é respondida quando o sorvete daquele sabor já acabou de verdade, e quem perguntou já foi embora sem resposta.
- Foto de bolo de sorvete de referência — tema de festa, personagem, cobertura — chega pelo WhatsApp ou pelo Instagram e ninguém confirma se dá pra fazer nem quanto custa, até o cliente cobrar de novo faltando poucos dias pra festa.
- Preço do pote de sorvete de um litro e meio é respondido diferente por quem está no WhatsApp e por quem está no Instagram, porque a tabela promocional mudou e só uma pessoa da equipe ficou sabendo.
- Encomenda de bolo combinada de boca não tem horário de retirada certo, e o cliente aparece antes de o bolo estar duro o suficiente pra sair do freezer — ou passa da hora e a loja já fechou o caixa do dia.
- Pedido de retirada se perde no meio de várias conversas de dúvida sobre sabor do dia, e só é visto quando o cliente já desistiu e foi comprar em outro lugar.
Como o Link organiza o sabor do dia, a foto do bolo e o horário de retirada
O catálogo da sorveteria guarda os sabores, os tamanhos de pote, casquinha, açaí e os modelos de bolo de sorvete, cada item com preço, categoria, foto e vídeo. Quando alguém pergunta pelo WhatsApp, pelo Direct do Instagram, pelo Messenger da página, pelo Gmail ou pelo chat do site quanto custa um pote ou se um sabor está disponível, a IA responde sozinha, direto do que está cadastrado, sem tirar ninguém do balcão pra digitar o preço de novo. Quando o pedido é um bolo de sorvete personalizado com foto de referência — tema de festa, personagem, cobertura específica —, essa foto fica registrada na conversa, mas quem avalia se o desenho é viável, se dá tempo até a data e qual o valor final é sempre uma pessoa da sorveteria; a IA não decide isso sozinha. Depois que a pessoa define o valor com os itens do catálogo, é a própria IA quem monta o orçamento e envia sozinha o PDF numerado (por exemplo, ORC-2026-0045), no mesmo canal onde a foto chegou.
O cliente confirma que topa na conversa, e um responsável da loja aprova com um clique no painel — o orçamento vira Ordem de Serviço automaticamente, sem precisar cadastrar o pedido de novo em outro lugar. A partir daí, a própria IA agenda o horário de retirada, consultando a disponibilidade real da agenda, com status que acompanha o pedido (pendente, confirmado, concluído, entre outros). Se a sorveteria tiver ligado o lembrete, que vem desligado por padrão, o aviso sai antes do horário combinado e o cliente confirma respondendo SIM ou NÃO dentro de uma janela curta configurada. Pedido pra falar com uma pessoa ou um dado sensível, como senha ou número de cartão, tiram a conversa da IA e entregam pra um atendente, que já vê o histórico, a foto de referência e o orçamento anteriores. Quando o volume de respostas de IA do plano esgota, a IA não transfere a conversa — ela só para de responder por um tempo, e a mensagem fica aguardando atendimento manual até a IA voltar sozinha.
O que já está pronto pra sorveteria usar
- Catálogo com os sabores, tamanhos de pote, casquinha, açaí e modelos de bolo de sorvete, cada um com preço, categoria, foto e vídeo.
- Orçamento em PDF com numeração sequencial automática pra encomendas de bolo personalizado — a própria IA monta e envia sozinha assim que uma pessoa da loja define o valor —, no mesmo canal da conversa.
- Orçamento aprovado virando Ordem de Serviço sozinho, sem lançar o pedido de novo em outro sistema.
- Agendamento de retirada marcado pela própria IA na conversa, consultando a disponibilidade real, com status que acompanha o pedido: pendente, confirmado, concluído, entre outros.
- Lembrete de retirada opcional, com confirmação por SIM ou NÃO reconhecida automaticamente dentro do prazo configurado.
- Os cinco canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, Gmail e chat do site — numa fila só, disponíveis em qualquer um dos três planos.
Um caso do início ao fim
Na Sorveteria Gelato da Vila, a Renata manda pelo WhatsApp uma foto de um bolo de sorvete com tema de dinossauro que viu na internet, perguntando se dá pra fazer parecido pro aniversário do filho, sábado, com retirada marcada pras três da tarde. A conversa cai na fila da loja, e a atendente — entre um cliente e outro no balcão — olha a foto com calma na primeira pausa.
Ela confirma que dá pra fazer o tema, ajusta o tamanho pra 20 pessoas e define o valor com os itens do catálogo: massa de sorvete, cobertura, decoração personalizada. A partir daí, a própria IA monta o orçamento e envia sozinha o PDF — ORC-2026-0052 — no mesmo WhatsApp onde a foto chegou.
Renata confirma que topa ainda naquela tarde; a atendente registra a aprovação no painel, e o orçamento vira Ordem de Serviço sozinho — a produção já sabe o que precisa preparar até sábado. A própria IA agenda a retirada pras três da tarde de sábado, como combinado, checando a disponibilidade real — pendente.
Como a loja ligou o lembrete, o aviso chega na sexta de manhã, um dia antes, e de novo na hora combinada; Renata confirma com SIM, e o status muda pra confirmado. No sábado, a atendente entrega o bolo já duro, tirado do freezer na hora certa, e marca concluído.
Se no meio da conversa Renata tivesse perguntado se dava pra fazer uma versão sem açúcar pro avô diabético, a IA teria explicado que essa é uma pergunta melhor respondida por alguém da produção, e chamado um atendente pra confirmar com segurança.
O que muda em relação ao caderninho do balcão e ao "depois eu te falo o preço"
Hoje, na maioria das sorveterias, o preço do pote e a disponibilidade do sabor ficam só na cabeça de quem está atrás do balcão naquele momento — e quando muda o funcionário, muda a resposta. A encomenda de bolo de sorvete é anotada num caderninho ou num post-it colado perto do freezer, que às vezes se perde ou fica ilegível de tanto vapor gelado.
Com o Link, o preço e o sabor do dia vêm do mesmo catálogo pra qualquer atendente ou pra IA responder, a foto do bolo de referência fica guardada na conversa até alguém decidir se dá pra fazer, e o horário de retirada fica marcado num lugar só — não depende de ninguém lembrar de cabeça quantos bolos já estão prometidos pro fim de semana.
Quando o Link não é a solução certa pra sorveteria
Se a loja vende só no balcão, pra quem entra e compra na hora — casquinha, potinho, milk-shake — sem encomenda de bolo nem pedido combinado com antecedência, o catálogo por conversa e a agenda de retirada ajudam menos, porque não existe um horário futuro pra marcar.
Se a maior parte da encomenda ainda é combinada por telefonema, o Link não substitui essa ligação — ele organiza o que chega pelos cinco canais digitais, não o que é resolvido por voz. O catálogo também só responde certo se estiver atualizado: se o sabor do dia acabou e ninguém tirou do catálogo, a IA pode confirmar disponibilidade que já não existe mais no freezer.
E se a expectativa é que a IA olhe a foto do bolo de referência e já diga sozinha se dá pra fazer e quanto custa, isso não existe: quem avalia se o desenho é viável e decide o valor final continua sendo uma pessoa da sorveteria.
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- A IA não avalia se um desenho ou tema de bolo de sorvete é viável nem calcula o preço sozinha — quem decide isso é sempre uma pessoa da sorveteria; a IA só registra a foto de referência na conversa.
- Não existe canal de atendimento por telefone dentro do Link — só WhatsApp (conectado por QR Code, como o WhatsApp Web, ou no modo oficial, pela API da Meta), Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site.
- A IA responde disponibilidade de sabor pelo que está cadastrado no catálogo — se o sabor acabou no freezer e ninguém atualizou o catálogo, a resposta automática pode não bater com o estoque real.
- O lembrete de retirada não é automático por padrão: precisa ser ligado pela sorveteria, e só reconhece a confirmação SIM/NÃO se a resposta vier dentro do prazo curto configurado.
- O volume de respostas de IA não é uma franquia mensal fixa: funciona por janela deslizante de horas e dias, e varia por plano. Quando esgota, a IA simplesmente para de responder por um tempo — ela não transfere a conversa pra um atendente — e volta sozinha assim que a janela libera espaço.
Segurança e governança
Catálogo, orçamento e agendamento de retirada ficam isolados na conta da própria sorveteria, sem cruzar com outra organização que também usa o Link. Exportação ou exclusão desses dados segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. O investimento e as condições são definidos com o time, a partir do escopo da operação — fale com a Centriu. Nenhum valor é cravado nesta página.
Perguntas frequentes
A IA avalia sozinha se dá pra fazer o bolo de sorvete igual à foto que o cliente mandou de referência?
Não. A IA registra a foto na conversa, mas quem avalia se o tema é viável, o prazo e o valor final é sempre uma pessoa da sorveteria; depois que o valor é definido, a própria IA monta e envia o orçamento em PDF numerado sozinha, no mesmo canal.
O que acontece se o cliente não confirmar o lembrete de retirada?
Se a resposta não chegar dentro da janela curta configurada, a confirmação automática não é reconhecida e um atendente confirma o horário manualmente com o cliente.
Dá pra fechar a encomenda do bolo de sorvete direto pelo Instagram, sem passar pelo WhatsApp?
Dá. Os cinco canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site — funcionam na mesma fila de atendimento, com orçamento e agendamento disponíveis em qualquer um deles.
Se o sabor do dia já acabou, a IA ainda diz que tem disponível?
A IA responde com base no que está cadastrado no catálogo. Se o sabor esgotou e ninguém atualizou o catálogo, a resposta automática pode não bater com o que sobrou no freezer — por isso manter o catálogo em dia é importante.
O orçamento do bolo aprovado precisa ser lançado de novo em outro sistema pra virar pedido de produção?
Não. O cliente confirma que topa na conversa, e um responsável da loja aprova com um clique no painel — o orçamento vira Ordem de Serviço automaticamente, sem cadastro duplicado.
Cliente pergunta se o sorvete serve pra quem tem restrição alimentar, tipo diabético ou sem lactose — quem responde isso?
Não é um dos gatilhos automáticos de transferência, mas como envolve segurança alimentar, a IA evita confirmar sozinha e chama um atendente humano pra checar os ingredientes com segurança.
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