Como a administradora organiza o WhatsApp do síndico, a proposta de novo condomínio e a agenda da assembleia no Link
O grupo de WhatsApp do síndico tocando enquanto o boleto do mês ainda não fechou
São nove da manhã e a atendente da administradora já tem seis conversas abertas em telas diferentes: o síndico do Edifício Aurora perguntando, pelo Instagram, se o valor do plano completo inclui assessoria pra cobrar inadimplente; um morador do mesmo prédio mandando print do boleto pelo WhatsApp perguntando por que veio com um valor diferente do mês passado; e um síndico de outro condomínio, ainda cliente da concorrente, pedindo uma proposta pra trocar de administradora antes da assembleia de renovação de contrato marcada pra semana seguinte.
No fundo da sala, a impressora ainda cospe boletos do mês, e ninguém sabe ao certo se o pedido de segunda via que chegou pelo Messenger ontem à noite já foi respondido ou ainda está esperando.
Sinais de que a comunicação com síndico e morador está se perdendo entre canais
- Síndico manda a mesma pergunta sobre o valor do plano de administração pelo WhatsApp e pelo Instagram Direct do prédio, achando que fala com atendentes diferentes, e recebe respostas que não batem entre si.
- Proposta pra assumir a administração de um condomínio novo é combinada por telefone ou e-mail avulso, sem numeração, e o conselho perde o documento antes de levar pra votação da assembleia.
- Morador pergunta pela segunda via do boleto ou por um valor de taxa extra num canal, e a resposta demora porque quem vê aquela mensagem só confere aquele canal de tempos em tempos.
- Assembleia é marcada só pelo grupo de WhatsApp do condomínio, sem confirmação de quem vai comparecer, e a mesa fica vazia numa reunião importante ou lotada demais numa reunião simples de prestação de contas parcial.
- Síndico já cliente manda mensagem perguntando o andamento de um pedido, mas a administradora não sabe se ele já foi respondido em outro canal, porque cada atendente olha só o canal que prefere.
Como o Link organiza a conversa com o síndico, a proposta em PDF e a agenda da assembleia
A mensagem do síndico perguntando o valor do plano de administração, e a do morador pedindo a segunda via do boleto ou a data da próxima assembleia, chegam pelo WhatsApp, pelo Direct do Instagram, pelo Messenger da página do Facebook, pelo Gmail ou pelo chat do site da administradora, e ficam registradas na conversa daquele canal — não se perdem entre uma mensagem e outra enquanto a equipe responde condomínio por condomínio. A IA consulta o catálogo de planos de administração e serviços avulsos — Plano Essencial, Plano Completo, emissão de segunda via, assessoria pra assembleia, cada um com preço e categoria — pra responder pergunta de valor, dentro do volume de respostas de IA do plano contratado, sem inventar desconto ou combinação que não está cadastrada; pra pedido de serviço avulso já cadastrado, a própria IA já monta e envia o orçamento em PDF numerado sozinha, na mesma conversa.
Quando o síndico pede pra falar com alguém pra combinar uma proposta de migração da administração de um condomínio inteiro — um dos gatilhos reais que tiram a conversa da IA —, um atendente da administradora assume; é ele quem avalia os detalhes do prédio — número de unidades, funcionários, inadimplência — e monta o valor final desse orçamento sob medida. Esse valor vira um orçamento em PDF de verdade, com numeração sequencial automática (por exemplo, ORC-2026-0084), enviado pelo mesmo canal onde a conversa começou, sem precisar abrir outro sistema pra montar o documento. O síndico confirma que topa na conversa, um responsável da administradora registra a aprovação no painel, e o orçamento vira Ordem de Serviço automaticamente — não existe um módulo separado de contrato pra preencher de novo. A IA também agenda sozinha, direto na conversa, horário pra uma reunião de apresentação ou visita de levantamento do prédio, usando suas próprias ferramentas de agenda e checando a disponibilidade real configurada pela administradora. Se a administradora tiver ligado o lembrete — que vem desligado por padrão —, o aviso sai um dia antes e cerca de duas horas antes da reunião, e o síndico confirma respondendo SIM ou NÃO dentro do prazo configurado. O outro gatilho real que tira a conversa da IA é aparecer um dado sensível de verdade, como senha ou número de cartão. Se o volume de respostas de IA do plano esgotar, a IA não transfere ninguém — ela só para de responder até a janela liberar de novo, e a mensagem fica esperando atendimento manual.
O que já está pronto pra administradora usar
- Catálogo com os planos de administração e serviços avulsos da empresa — Plano Essencial, Plano Completo, segunda via de boleto, assessoria pra assembleia — cada um com preço e categoria, pra IA responder pergunta de valor sem inventar.
- Orçamento de serviço avulso ou segunda via, montado e enviado pela própria IA em PDF numerado, na mesma conversa — e, pra proposta de migrar um condomínio inteiro, um atendente assume assim que o síndico pede, avalia os detalhes do prédio e envia o PDF sob medida.
- Proposta aprovada virando Ordem de Serviço sozinha, sem cadastro duplicado em outro módulo.
- Agendamento de reunião de apresentação, visita de levantamento do prédio ou assembleia, feito pela própria IA na conversa, com status que acompanha o fluxo real: pendente, confirmado, cancelado, chegou, em atendimento, concluído — ou não compareceu, quando é o caso.
- Lembrete de reunião ou assembleia opcional, com dupla notificação — um aviso um dia antes e outro cerca de duas horas antes — e confirmação por SIM ou NÃO.
- Os cinco canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, Gmail e chat do site — disponíveis em qualquer um dos três planos, cada um com o histórico daquele atendimento guardado na própria conversa.
Um caso do início ao fim
Situação fictícia: a Administradora Pátio Verde atende condomínios numa cidade média. O síndico do Condomínio Trevo das Flores manda mensagem pelo WhatsApp no dia 3 de agosto perguntando quanto custa migrar a administração do prédio, porque o conselho está insatisfeito com a administradora atual.
A IA consulta o catálogo, que tem os planos cadastrados — Plano Essencial e Plano Completo, cada um com preço e categoria — e explica a diferença entre os dois, dentro do volume de respostas de IA do plano contratado.
O síndico pede uma proposta considerando as 40 unidades do prédio e escreve que prefere fechar os detalhes com alguém da equipe — pedido direto de falar com uma pessoa, um dos gatilhos reais —, e a atendente Marina Duarte assume a conversa.
Ela avalia taxa condominial, número de funcionários e inadimplência do prédio, monta o orçamento com os itens certos, e o orçamento vira PDF numerado automaticamente — ORC-2026-0084 —, enviado no mesmo WhatsApp no dia 5 de agosto.
O síndico leva a proposta pro conselho e confirma que topa no dia 11 de agosto; Marina registra a aprovação no painel, e o orçamento vira Ordem de Serviço automaticamente, sem outro cadastro. A IA oferece dois horários pra visita de levantamento do prédio antes da transição, e o síndico escolhe dia 18 de agosto às 10h — agendamento pendente.
Como a administradora ligou o lembrete, o aviso sai no dia 17 de agosto de manhã (um dia antes) e de novo no dia 18 às 8h (cerca de duas horas antes da reunião); o síndico confirma com SIM, e o status muda pra confirmado. No dia da visita, a recepção marca chegou quando a equipe chega ao prédio, em atendimento durante o levantamento, e concluído ao final.
Duas semanas depois, um morador do mesmo prédio manda mensagem pelo Instagram Direct perguntando sobre uma contestação de valores da administradora anterior. A IA não tem esse tipo de informação cadastrada e pergunta se ele quer falar com alguém do financeiro; ele confirma que sim, e a conversa passa direto pra um atendente humano, sem a IA tentar resolver sozinha.
O que muda em relação ao grupo de WhatsApp pessoal e à proposta combinada por telefone
Hoje, boa parte da comunicação entre administradora, síndico e morador passa pelo número pessoal de algum funcionário, ou por um grupo de WhatsApp do condomínio onde se mistura recado de manutenção, aviso de assembleia e reclamação de barulho. A proposta pra assumir um prédio novo é combinada de boca ou por e-mail solto, sem numeração, e o conselho às vezes vota numa reunião sem ter o documento em mãos.
Com o Link, a pergunta de valor do síndico entra numa conversa organizada por canal, a proposta vira um PDF numerado que o conselho pode conferir antes da assembleia, e a data da reunião fica marcada num lugar só — sem depender de quem lembra de responder o WhatsApp de qual prédio.
Quando o Link não é a solução certa pra administradora
Se a administradora cuida de poucos condomínios e prefere manter contato direto por telefone ou reunião presencial com cada síndico, sem volume de mensagem que justifique organizar por canal digital, o ganho do Link é pequeno.
Se boa parte da comunicação formal com o condomínio precisa ser por carta registrada, e-mail com aviso de recebimento ou notificação extrajudicial, o Link não substitui esse canal: ele organiza o que chega pelo WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, Gmail e chat do site, não a correspondência formal.
E se a expectativa é que a IA decida uma questão jurídica ou financeira do condomínio sozinha, ou substitua a prestação de contas formal da administradora, isso não existe: essas decisões continuam sendo sempre de uma pessoa responsável, com o sistema de gestão financeira e contábil próprio da administradora — o Link organiza a comunicação e a agenda, não a contabilidade do prédio.
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- A IA nunca decide questão jurídica ou financeira do condomínio sozinha, nem substitui a prestação de contas formal — isso continua sendo sempre responsabilidade de uma pessoa da administradora, fora do que o Link organiza.
- O catálogo só responde com o que está cadastrado — se um plano ou serviço avulso não estiver lá, a IA não inventa valor nem combinação por conta própria.
- A proposta pra migrar a administração de um condomínio inteiro é sempre fechada com um atendente, a partir do momento em que o síndico pede pra falar com alguém; pra orçamento mais simples, de plano ou serviço avulso já cadastrado, a própria IA monta e envia o PDF sozinha, na conversa.
- Não existe canal de atendimento por telefone dentro do Link — só WhatsApp (conectado por QR Code, como o WhatsApp Web, ou pela API oficial da Meta), Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site.
- O lembrete de reunião ou assembleia não é automático por padrão: precisa ser ligado pela administradora, e só reconhece a confirmação SIM/NÃO dentro do prazo curto configurado.
- O Link não substitui o sistema de emissão de boleto e prestação de contas da administradora — ele organiza a comunicação com síndico e morador, e a agenda de reunião e assembleia.
Segurança e governança
Catálogo, proposta e agendamento ficam isolados na conta da própria administradora, sem cruzar com outra organização que também usa o Link. Exportação ou exclusão desses dados segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. O investimento e as condições são definidos com o time, a partir do escopo da operação — fale com a Centriu. Nenhum valor é cravado nesta página.
Perguntas frequentes
A IA do Link pode decidir uma questão jurídica ou financeira do condomínio sozinha?
Não. A IA nunca decide isso e nunca substitui a prestação de contas formal da administradora; ela só organiza a comunicação com síndico e morador e a agenda de reunião — decisão jurídica ou financeira continua sendo sempre de uma pessoa responsável.
Como funciona a proposta pra assumir a administração de um condomínio novo?
Pra avaliar um condomínio inteiro, o síndico costuma pedir pra falar com alguém da equipe; a partir daí, um atendente avalia os detalhes do prédio, monta o valor final, e o orçamento sai como PDF numerado automaticamente, no mesmo canal da conversa. Pra pedido mais simples, de plano ou serviço avulso já cadastrado, a própria IA monta e envia o orçamento sozinha. Nos dois casos, o síndico confirma que topa na conversa, um responsável da administradora registra a aprovação no painel, e vira Ordem de Serviço automaticamente, sem cadastro duplicado.
O Link substitui o sistema de emissão de boleto e prestação de contas?
Não. O Link organiza a comunicação com síndico e morador pelos canais e a agenda de reunião e assembleia; emissão de boleto e prestação de contas continuam no sistema financeiro e contábil próprio da administradora.
Como funciona o lembrete pra assembleia ou reunião de levantamento do prédio?
É opcional e vem desligado. Se a administradora ativar, o padrão é avisar um dia antes e cerca de duas horas antes da reunião, e o síndico confirma respondendo SIM ou NÃO dentro do prazo configurado.
Dá pra atender pelo Instagram da administradora além do WhatsApp?
Dá. Os cinco canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site — estão disponíveis em qualquer um dos três planos do Link.
Quando a conversa passa da IA pra um atendente humano?
Em duas situações reais: quando o síndico ou morador pede pra falar com alguém, ou quando aparece um dado sensível de verdade, como senha ou número de cartão. Se o volume de respostas de IA do plano esgotar, a IA não transfere pra ninguém — ela só para de responder até a janela liberar de novo, e a mensagem fica esperando atendimento manual.
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