Como a escola de natação organiza turma, aula e lembrete pelo WhatsApp sem tirar o professor da piscina

Escola de natação de bairro quase nunca tem uma recepção separada de quem dá aula. O dono ou o professor responde mensagem entre uma turma e outra, com o celular guardado na bolsa perto da borda. Enquanto a turma infantil das 9h ainda está na água, chegam três mensagens diferentes: uma mãe perguntando se tem vaga pra sábado de manhã pro filho de 6 anos, um aluno adulto avisando que vai faltar hoje por causa de reunião, e alguém no Instagram perguntando o valor da mensalidade da hidroginástica. Ninguém responde na hora porque ninguém está de mãos livres, e quando o professor sai da piscina já são seis conversas espalhadas entre WhatsApp, Instagram e às vezes o site da escola. Separar quem é da turma infantil de quem é aluno adulto, quem já é matriculado e quem só está perguntando preço, vira trabalho de memória, feito correndo no intervalo entre uma aula e a próxima.

Pergunta sobre mensalidade — turma infantil, adulto, hidroginástica, aula particular — a IA responde consultando o catálogo cadastrado pela escola, sem misturar o valor de uma modalidade com outra. Quando a conversa vira "quero marcar uma aula", ela usa o Calendário pra checar horário livre e agendar a aula; o agendamento nasce pendente e passa por confirmado, chegou e em atendimento até fechar como concluído — ou como não compareceu, se a aula passar sem o aluno aparecer, ou cancelado, se ele avisar antes. Pra separar quem é de qual turma dentro da lista de conversas, o dono ou quem atende aplica uma etiqueta colorida na própria conversa — por exemplo "infantil sábado 9h", "adulto terça 19h", ou por nível, "iniciante" e "intermediário". Essa etiqueta é manual: não existe regra automática que a aplique sozinha, é sempre o atendente que decide e marca. Se a escola ligar o lembrete automático de aula (vem desligado até alguém ativar), o aviso sai por padrão um dia antes e depois duas horas antes de cada aula marcada, e o aluno confirma respondendo SIM ou avisa que não vai com um NÃO — mas essa confirmação por palavra-chave só é reconhecida se a resposta chegar em até 5 minutos e for curta, com até 24 caracteres. Cada fila de atendimento também tem um horário configurado por dia da semana: fora dele, quem escreve não fica sem resposta nenhuma, mas o sistema não empurra a conversa pra nenhum atendente marcar aula na hora — ele devolve um aviso automático, e a conversa é retomada no próximo horário de funcionamento. A IA passa a conversa pra um atendente sempre que o aluno ou o responsável pede pra falar com alguém, quando o assunto sai do institucional e soa sensível — o pai perguntando se o filho com bronquite pode nadar, por exemplo — ou quando a franquia de conversas com IA do plano contratado se esgota. Em qualquer um dos três casos, quem assume vê o histórico completo da conversa.

O exemplo abaixo é ilustrativo, não é caso de um cliente real. Numa sexta à noite, uma mãe manda mensagem pelo Instagram perguntando se tem vaga na turma infantil de sábado de manhã pro filho de 5 anos. Como já passou do horário de atendimento configurado pra aquela fila, ela recebe um aviso automático dizendo que a escola responde no próximo horário de funcionamento. No sábado de manhã, já dentro do horário de atendimento, ela escreve de novo perguntando se ainda dá vaga; a IA responde, consulta o catálogo, informa o valor da mensalidade da turma infantil e confere no Calendário que ainda tem vaga no sábado das 9h — agenda a aula experimental como pendente. O dono já tinha ativado o lembrete automático, então a mãe recebe um aviso na sexta (véspera) e outro no próprio sábado, duas horas antes da aula, e confirma respondendo SIM: o agendamento muda pra confirmado. No dia, o professor marca chegou quando o menino chega na borda, muda pra em atendimento durante a aula, e fecha como concluído no fim. Quem atendeu aplica a etiqueta "infantil sábado 9h" na conversa, pra identificar rápido se a mãe escrever de novo. Três semanas depois, o menino fica gripado e falta sem avisar — a aula vira não compareceu. A mãe escreve perguntando se dá pra repor noutro dia e pede pra falar direto com o professor: a conversa sai da IA e vai pra ele, com todo o histórico visível.

Sistema principal: Centriu Link.

• Não existe canal de e-mail: os quatro canais reais são WhatsApp (conectado por QR Code), Instagram Direct, Messenger e o chat do site
• Etiqueta de turma não é automática — quem separa aluno por nível ou idade é o atendente, aplicando manualmente na conversa
• Lembrete de aula não sai sozinho: vem desligado até a escola ativar, e sem isso ninguém recebe aviso antes do horário marcado
• Fora do horário de atendimento configurado pra fila, o sistema não distribui a conversa pra nenhum atendente automaticamente — só devolve um aviso automático

Dados de aluno, turma e agendamento de aula ficam isolados na conta da própria escola de natação, sem cruzar com outra organização que também usa o Link. Exportação ou exclusão desses dados segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018).

Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. Os valores e condições vêm da tabela oficial em /precos — sempre a fonte central, nunca cravada nesta página.