Como a escola de natação organiza turma, aula e lembrete pelo WhatsApp sem tirar o professor da piscina
A mensagem chega enquanto o professor está dentro da piscina
Escola de natação de bairro quase nunca tem uma recepção separada de quem dá aula. O dono ou o professor responde mensagem entre uma turma e outra, com o celular guardado na bolsa perto da borda. Enquanto a turma infantil das 9h ainda está na água, chegam três mensagens diferentes: uma mãe perguntando se tem vaga pra sábado de manhã pro filho de 6 anos, um aluno adulto avisando que vai faltar hoje por causa de reunião, e alguém no Instagram perguntando o valor da mensalidade da hidroginástica. Ninguém responde na hora porque ninguém está de mãos livres, e quando o professor sai da piscina já são seis conversas espalhadas entre WhatsApp, Instagram e às vezes o site da escola. Separar quem é da turma infantil de quem é aluno adulto, quem já é matriculado e quem só está perguntando preço, vira trabalho de memória, feito correndo no intervalo entre uma aula e a próxima.
Sinais de que a agenda da piscina ficou maior que a memória de quem atende
- Pergunta sobre vaga na turma de sábado de manhã chega junto com um pedido de reposição de aula perdida por causa de chuva, no mesmo fio de conversa, e uma das duas fica esquecida
- Aluno da turma infantil e aluno adulto aparecem misturados na mesma lista de conversas, sem nenhum jeito rápido de identificar quem é de qual turma antes de abrir e reler tudo de novo
- Mensagem chega no domingo à noite perguntando se a aula de segunda está confirmada, e some no meio de outras trinta conversas até a escola reabrir
- Vaga de turma cheia nunca é confirmada de verdade — o aluno falta sem avisar, e o professor só percebe quando a aula já começou, com a raia vazia
- Pedido pra trocar de turma por causa de mudança de horário do colégio se perde entre uma dúvida sobre mensalidade e um comprovante de pagamento, no mesmo número
Como o Link organiza turma, aula e lembrete sem tirar o professor da água
Pergunta sobre mensalidade — turma infantil, adulto, hidroginástica, aula particular — a IA responde consultando o catálogo cadastrado pela escola, sem misturar o valor de uma modalidade com outra. Quando a conversa vira "quero marcar uma aula", ela usa o Calendário pra checar horário livre e agendar a aula; o agendamento nasce pendente e passa por confirmado, chegou e em atendimento até fechar como concluído — ou como não compareceu, se a aula passar sem o aluno aparecer, ou cancelado, se ele avisar antes.
Pra separar quem é de qual turma dentro da lista de conversas, o dono ou quem atende aplica uma etiqueta colorida na própria conversa — por exemplo "infantil sábado 9h", "adulto terça 19h", ou por nível, "iniciante" e "intermediário". Essa etiqueta é manual: não existe regra automática que a aplique sozinha, é sempre o atendente que decide e marca.
Se a escola ligar o lembrete automático de aula (vem desligado até alguém ativar), o aviso sai por padrão um dia antes e depois duas horas antes de cada aula marcada, e o aluno confirma respondendo SIM ou avisa que não vai com um NÃO — mas essa confirmação por palavra-chave só é reconhecida se a resposta chegar em até 5 minutos e for curta, com até 24 caracteres. Cada fila de atendimento também tem um horário configurado por dia da semana: fora dele, quem escreve não fica sem resposta nenhuma, mas o sistema não empurra a conversa pra nenhum atendente marcar aula na hora — ele devolve um aviso automático, e a conversa é retomada no próximo horário de funcionamento.
A IA passa a conversa pra um atendente sempre que o aluno ou o responsável pede pra falar com alguém, ou quando o assunto sai do institucional e soa sensível — o pai perguntando se o filho com bronquite pode nadar, por exemplo. Em qualquer um dos dois casos, quem assume vê o histórico completo da conversa. Já se a franquia de conversas com IA do plano contratado se esgota, ninguém assume a conversa: a IA só para de responder até a janela de uso liberar espaço de novo.
Um sábado de manhã, do zero até a aula concluída
O exemplo abaixo é ilustrativo, não é caso de um cliente real. Numa sexta à noite, uma mãe manda mensagem pelo Instagram perguntando se tem vaga na turma infantil de sábado de manhã pro filho de 5 anos. Como já passou do horário de atendimento configurado pra aquela fila, ela recebe um aviso automático dizendo que a escola responde no próximo horário de funcionamento. No sábado de manhã, já dentro do horário de atendimento, ela escreve de novo perguntando se ainda dá vaga; a IA responde, consulta o catálogo, informa o valor da mensalidade da turma infantil e confere no Calendário que ainda tem vaga no sábado das 9h — agenda a aula experimental como pendente. O dono já tinha ativado o lembrete automático, então a mãe recebe um aviso na sexta (véspera) e outro no próprio sábado, duas horas antes da aula, e confirma respondendo SIM: o agendamento muda pra confirmado. No dia, o professor marca chegou quando o menino chega na borda, muda pra em atendimento durante a aula, e fecha como concluído no fim. Quem atendeu aplica a etiqueta "infantil sábado 9h" na conversa, pra identificar rápido se a mãe escrever de novo. Três semanas depois, o menino fica gripado e falta sem avisar — a aula vira não compareceu. A mãe escreve perguntando se dá pra repor noutro dia e pede pra falar direto com o professor: a conversa sai da IA e vai pra ele, com todo o histórico visível.
O que já está pronto pra escola de natação usar
- Catálogo com mensalidade por modalidade — infantil, adulto, hidroginástica, aula particular — que a IA consulta pra responder preço sem confundir turma
- Calendário de aulas, com os status do agendamento do pendente ao concluído, passando por chegou e em atendimento
- Etiquetas coloridas de conversa, aplicadas manualmente por quem atende, pra separar turma por nível ou faixa etária dentro da lista de conversas
- Horário de atendimento configurável por dia da semana pra cada fila, com aviso automático pra quem escreve fora dele
- Lembrete de aula opcional, com prazo configurável (padrão um dia e duas horas antes) e confirmação por SIM ou NÃO
- Todos os canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site — chegam nas filas de atendimento configuradas pela escola, sem precisar abrir vários aplicativos separados
Quando o Link não é a prioridade pra escola de natação
- Escolinha bem pequena, com um só professor que já decora cada aluno e troca poucas mensagens por semana: montar catálogo e etiqueta pode ser trabalho a mais que ainda não compensa
- Mensalidade sempre negociada aluno a aluno, sem tabela fixa por turma: o catálogo não reflete essa realidade, e a IA acaba respondendo um valor que não bate com o combinado
- Buscar substituto pra controle de frequência oficial ou ficha de saúde do aluno (atestado, restrição médica): o Link organiza o atendimento e o horário da aula, não guarda esse tipo de documento
- Esperar que a IA decida sozinha se um aluno pode ou não entrar na água por causa de saúde: essa pergunta sempre passa pra um atendente ou pro professor
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- Não existe canal de e-mail de outro provedor: os cinco canais reais são WhatsApp (conectado por QR Code ou como WhatsApp Oficial, pela API da Meta), Instagram Direct, Messenger, o Gmail e o chat do site
- Etiqueta de turma não é automática — quem separa aluno por nível ou idade é o atendente, aplicando manualmente na conversa
- Lembrete de aula não sai sozinho: vem desligado até a escola ativar, e sem isso ninguém recebe aviso antes do horário marcado
- Fora do horário de atendimento configurado pra fila, o sistema não distribui a conversa pra nenhum atendente automaticamente — só devolve um aviso automático
Segurança e governança
Dados de aluno, turma e agendamento de aula ficam isolados na conta da própria escola de natação, sem cruzar com outra organização que também usa o Link. Exportação ou exclusão desses dados segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. Os valores e condições vêm da tabela oficial em /precos — sempre a fonte central, nunca cravada nesta página.
Perguntas frequentes
A etiqueta separa aluno por turma automaticamente?
Não. Etiqueta é um rótulo colorido aplicado manualmente pelo atendente na conversa — não existe regra automática que marque a turma sozinha.
O lembrete de aula avisa toda semana sem eu configurar nada?
Não avisa por padrão: vem desligado até a escola ativar. Ligado, o prazo padrão é um dia antes e duas horas antes de cada aula marcada, mas dá pra configurar outro prazo.
Se o aluno responder SIM pra confirmar a aula, funciona sempre?
Só se a resposta chegar em até 5 minutos e for curta, com até 24 caracteres. Fora desses limites, o reconhecimento automático não identifica a confirmação.
Preciso trocar de número de WhatsApp pra usar o Link?
Não. A conexão é feita por QR Code, como no WhatsApp Web, usando o número que a escola já tem — por isso ele não pode ficar conectado em dois lugares ao mesmo tempo (o outro modo é o WhatsApp Oficial, pela API da Meta).
A IA marca a aula de reposição sozinha, sem um humano decidir?
Ela consegue checar disponibilidade e criar, remarcar ou cancelar o agendamento durante a própria conversa. O que ela não faz é decidir questão de saúde do aluno — isso sempre passa pra um atendente.
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