Escritório de contabilidade: uma fila só para WhatsApp, Instagram, Messenger e site, sem prazo fiscal perdido em conversa solta
O escritório de contabilidade vive entre WhatsApp do sócio, Instagram parado e Messenger esquecido
O escritório de contabilidade recebe mensagem o dia inteiro: cliente novo perguntando que documento precisa para abrir a empresa, cliente antigo mandando foto de guia perguntando se o vencimento passou, funcionário de empresa cliente perguntando sobre a folha do mês. Isso chega pelo WhatsApp do sócio, pelo Instagram do escritório, pelo Messenger da página e às vezes pelo chat do site, cada canal com histórico separado, sem ninguém saber ao certo quem já respondeu o quê.
Onde a fragmentação de canal aparece no dia a dia do escritório
Cliente repete a mesma dúvida sobre prazo de guia em dois canais diferentes porque não lembra onde perguntou, e dois sócios acabam respondendo coisas diferentes.
Comprovante de pagamento e nota fiscal chegam picados entre o WhatsApp pessoal do sócio, o Instagram e o Messenger, sem um lugar que junte tudo daquele CNPJ.
Pergunta sobre o valor de abrir uma empresa nova interrompe quem está fechando a folha do mês, por falta de uma fila que separe isso.
O sócio de plantão vira o único canal de fato, e quando não vê a mensagem a tempo, o cliente liga perguntando se o prazo da guia já passou.
O que o escritório passa a ter no Centriu Link
Fila única nos dias de vencimento: as quatro portas de entrada — WhatsApp, Instagram, Messenger e chat do site — caem no mesmo lugar, e quando a pergunta "já venceu?" pinga em três canais ao mesmo tempo no dia do vencimento da guia, o escritório decide como ela se espalha: girando entre os atendentes, indo direto para quem está com a agenda mais livre naquele instante, seguindo uma ordem fixa que começa pelo contador responsável pela conta, ou ficando represada até alguém puxar.
Reatribuição de guia parada: se a pergunta sobre vencimento fica um tempo configurado sem resposta — porque quem cuida daquele CNPJ está fechando a folha de outro cliente, por exemplo — o sistema troca sozinho o responsável pela conversa, em vez de deixar o cliente esperando confirmação de que o prazo já passou.
Histórico por CNPJ, não por canal: se a mesma empresa fala pelo WhatsApp numa hora e pelo Instagram na outra, quem atende vê as duas conversas como uma só.
Catálogo de serviços com preço cadastrado, para a IA responder por faixa de valor ou categoria — quanto custa abrir uma empresa nova, quanto custa a folha mensal.
Assistente de IA dentro da franquia do plano: cobre prazo genérico e documento padrão, e passa a um humano quando o cliente pede para falar com alguém, entra no mérito do próprio caso, ou a franquia contratada chega ao fim.
Institucional com a IA, situação fiscal específica com o humano
O Link separa o que qualquer pessoa da equipe responde do que só o contador responsável responde. A fila única recebe as quatro portas de entrada e distribui pela regra escolhida pelo escritório. A IA cobre o institucional — prazo genérico, documento necessário, onboarding de empresa nova — porque o vencimento de cada CNPJ depende de detalhe que ela não tem como avaliar sozinha. Quando o cliente pede para falar com o contador, entra no mérito do próprio caso ou comenta uma notificação recebida, a conversa sai da IA e vai para um humano, com o histórico já visível para quem assumir.
Um cliente, dois canais, uma conversa só
Um cliente manda uma foto da guia de imposto pelo WhatsApp perguntando se o vencimento passou. A IA responde com o prazo genérico e o documento que o escritório pede para conferir a apuração, dentro da franquia contratada. No mesmo dia, pelo Instagram, o cliente pergunta por que o valor da guia mudou em relação ao mês passado. Como isso exige olhar a situação fiscal específica dele, a IA passa a conversa para o atendente responsável, que já abre a tela vendo WhatsApp e Instagram juntos, sem o cliente repetir o que já mandou.
Fila escondida na cabeça de alguém versus painel visível para a equipe
Hoje, boa parte do escritório funciona com o WhatsApp pessoal do sócio como o único canal de fato monitorado, o Instagram é aberto quando alguém lembra entre uma apuração e outra, e o Messenger da página vira arquivo morto que ninguém confere no dia do vencimento. Cada canal desses guarda sua própria fila invisível, só na cabeça de quem atendeu por último. No Link, os quatro pontos de entrada alimentam o mesmo painel de conversas da equipe, e a pergunta sobre a guia não fica perdida atrás do fechamento do balanço de outro cliente.
Carteira pequena, atendimento num canal só: aqui a fila não muda nada
Se o escritório atende uma carteira pequena e fixa de clientes antigos só pelo WhatsApp pessoal, sem plano de crescer a equipe nem abrir outros canais, uma fila multicanal não resolve nada que já não esteja resolvido. O Link também não substitui o julgamento do contador: quem espera que a IA opine sobre enquadramento tributário ou avalie a situação fiscal de um cliente específico vai se frustrar, porque essa é a pergunta que o assistente foi configurado para não responder sozinho.
O que muda na operação do escritório
O que muda é onde a pergunta de prazo cai: em vez de disputar espaço com o fechamento do mês na cabeça de um sócio, ela entra numa fila que distribui sozinha, com registro de quem respondeu o quê. A conversa que exige julgamento contábil chega ao humano já com o contexto que o cliente deu para a IA, sem repetir tudo por telefone.
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- O Link não tem e-mail como canal: são só WhatsApp por QR Code, Instagram Direct, Messenger da página e chat do site.
- O assistente não substitui o contador em nenhuma decisão: devolve a conversa para um humano assim que o assunto deixa de ser genérico, ou quando a franquia de IA contratada se esgota.
- A IA não dá parecer sobre a situação fiscal de cada cliente nem sobre enquadramento tributário; isso continua sendo trabalho do contador.
- O sistema não substitui o software de escrituração contábil ou de folha de pagamento do escritório, só organiza a conversa com o cliente.
- O WhatsApp do escritório conecta por QR Code, como o WhatsApp Web, e continua sendo o mesmo número que os clientes já têm salvo — inclusive nos dias de vencimento, quando o volume de mensagem dispara.
Segurança e governança
Dado que entra pela conversa — guia de imposto, comprovante de pagamento, número de CNPJ — fica isolado por organização: nenhum outro escritório do Link enxerga o que é deste. Exportar ou apagar esse histórico segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018), com trilha auditável de quem acessou cada conversa.
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. Os valores e condições vêm da tabela oficial em /precos — sempre a fonte central, nunca cravada nesta página.
Perguntas frequentes
A IA do Link pode dizer se meu cliente está com o pagamento da guia em atraso?
Não. A IA cobre o institucional, prazo genérico e documento que o escritório costuma pedir, mas não avalia a situação fiscal de cada CNPJ; isso vai direto para o atendente da conta.
Se o cliente manda documento pelo WhatsApp e pergunta algo pelo Instagram depois, o atendente vê as duas mensagens juntas?
Sim. Quando o Link reconhece que é o mesmo contato, o histórico fica unificado por CNPJ, não por canal.
Como o escritório decide quem responde cada mensagem?
Não é o sócio de plantão que decide: a fila segue a regra marcada pelo escritório. Ela pode girar a distribuição entre a equipe, empurrar direto para quem tem menos conversa pendente, travar numa ordem fixa a partir do contador dono daquela conta, ou esperar alguém puxar no manual. E se ninguém responder dentro do prazo combinado — coisa que acontece na correria do fechamento mensal —, o Link troca sozinho quem ficou responsável.
Preciso trocar de número de WhatsApp pra usar o Link no escritório?
Não. A conexão funciona por QR Code, como o WhatsApp Web, com o mesmo número que os clientes já têm salvo — inclusive nas datas de vencimento, quando o volume de mensagem dispara, ninguém precisa reconhecer um número novo.
Dá para o cliente ver o valor de abrir uma empresa sem falar com um atendente?
Sim. O catálogo do escritório fica com preço cadastrado, e a IA consulta por faixa de valor ou categoria, dentro da franquia do plano contratado.
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