Sistema de Atendimento com IA para Escritórios de Registro de Marcas e Patentes

Um escritório de registro de marcas e patentes presta um serviço bem diferente de um escritório de advocacia genérico ou de contabilidade: o núcleo do trabalho é a propriedade industrial junto ao INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial). O fluxo real começa com uma consulta inicial de viabilidade, em que o cliente relata a marca, o produto ou a tecnologia que quer proteger, e o profissional avalia o caso — nome, segmento de atuação, se é uma marca nova ou um processo já existente com histórico de uso. A partir daí, o cliente contrata a busca de anterioridade, que é a pesquisa prévia para verificar se já existe marca ou patente conflitante registrada ou depositada, e o serviço de registro propriamente dito, que inclui o protocolo do pedido no INPI. Depois de protocolado, o processo entra numa fase de acompanhamento que pode se estender por bastante tempo — o INPI examina o pedido, pode emitir exigência (pedido de esclarecimento ou correção), e terceiros podem apresentar oposição contra o registro; cada uma dessas etapas intermediárias exige decisão técnica do profissional, tomada em reunião com o cliente.

A duração desse processo varia muito conforme o tipo de proteção — marca, patente de invenção, modelo de utilidade, desenho industrial —, a fila de exame do INPI e se surgem exigências ou oposições no meio do caminho; não existe um prazo fixo que sirva de promessa para todo cliente, e um escritório sério não trata a espera como algo previsível de antemão.

Há ainda uma decisão técnica que atravessa quase todo pedido de marca: a classificação de Nice, o sistema internacional que organiza produtos e serviços em classes para fins de registro. Escolher a classe errada pode custar o registro inteiro ou deixar a marca desprotegida no segmento que realmente importa para o cliente — e essa escolha, assim como a definição entre marca, patente de invenção, modelo de utilidade ou desenho industrial, é sempre do profissional, feita durante a consulta, nunca uma dedução automática a partir de uma mensagem de atendimento.

Esse é o ponto que nenhuma recepção de escritório de propriedade industrial deveria tentar antecipar por mensagem: nem o relato do cliente sobre a marca, nem o resultado bruto de uma busca de anterioridade, substituem a leitura técnica do profissional. Um nome que parece livre numa busca superficial pode colidir com uma marca registrada em classe próxima, ou com um pedido ainda em exame que nem apareceu numa pesquisa rápida — só o agente de propriedade industrial ou advogado especializado tem a formação para avaliar isso com segurança.

O Centriu Link entra como a recepção digital do escritório nos 4 canais — WhatsApp (conectado por QR Code, do mesmo jeito que se usa o WhatsApp Web), Instagram Direct, Messenger da página e chat do site. A IA responde dúvida sobre valor de item do catálogo — busca de anterioridade, registro de marca, pedido de patente, entre outros serviços cadastrados com preço, categoria e tipo — e cruza a agenda real do escritório para marcar, remarcar ou cancelar sozinha a consulta inicial de viabilidade ou a reunião de acompanhamento do processo, com o cliente só confirmando o horário oferecido. Os dois tipos de compromisso ficam identificados na agenda, então a IA nunca oferece o horário de uma reunião de acompanhamento como se fosse a primeira consulta de viabilidade, nem o contrário.

Quando o cliente relata a marca ou o produto que quer proteger e pergunta se "vai ser aprovado", ou se o nome dele "colide" com outra marca, a IA reconhece que esse relato é o gatilho para agendar a consulta inicial de viabilidade — e não tenta fazer a busca de anterioridade, não interpreta resultado nenhum, e não opina sobre risco de colisão. Ela também não decide classe de Nice nem o tipo de proteção (marca, patente de invenção, modelo de utilidade, desenho industrial): se o cliente pergunta isso, ou manda uma exigência, notificação ou despacho recebido do INPI perguntando o que significa, a IA passa a conversa para um atendente humano na hora — essa leitura técnica é sempre do agente de propriedade industrial ou advogado especializado, feita em consulta.

Depois que o profissional confirma, na consulta ou na reunião de acompanhamento, o serviço contratado e o valor correspondente, um atendente confirma essas informações no painel, e só então a IA monta e envia o orçamento em PDF, numerado no padrão ORC-2026-XXXX. Esse orçamento só vira Ordem de Serviço quando um funcionário do escritório aprova com um clique no painel — nunca o profissional de propriedade industrial.

Às 8h30, pelo WhatsApp, o empresário Vinícius Amancio escreve contando que está lançando uma linha de cosméticos naturais e quer registrar o nome da marca, perguntando se "esse nome tem chance de passar no INPI". A IA explica que essa avaliação é sempre feita pelo profissional de propriedade industrial, na consulta inicial de viabilidade, e cruza a agenda real do escritório para oferecer um horário ainda naquela semana. Vinícius confirma, e o compromisso entra como "confirmado" sem ninguém precisar telefonar para encaixar.

Às 10h15, pelo Instagram Direct, a designer Perpétua Wondracek pergunta quanto custa a busca de anterioridade e se pode contratar já, sem falar antes com ninguém do escritório. A IA explica o valor cadastrado no catálogo para o serviço de busca de anterioridade e esclarece que, para contratar, o escritório costuma marcar uma consulta rápida para confirmar o escopo com o profissional — então oferece o agendamento, cruzando a agenda real do escritório. Perpétua aceita e confirma o horário oferecido.

Ao meio-dia, pelo chat do site, o empresário Rogério Bettega escreve dizendo que recebeu uma exigência do INPI sobre o pedido de patente da empresa dele e quer saber, só pelo que ele mesmo entendeu do documento, se isso "é ruim" e se o pedido corre risco de ser indeferido. A IA reconhece que a pergunta saiu do agendamento — é pedido de interpretação de exigência do INPI — e passa a conversa na hora para o atendente Cassiano Utzig, que confirma com Rogério o agendamento de uma reunião de acompanhamento do processo para o profissional avaliar o documento pessoalmente.

À tarde, depois que a agente de propriedade industrial Marisa Cordovil atende Vinícius na consulta inicial e, avaliando o caso, define que o registro deve ser feito em duas classes de Nice diferentes, o atendente Cassiano confirma no painel o serviço e o valor combinados com Vinícius. Só então a IA monta e envia o orçamento em PDF, numerado como ORC-2026-0512, pelo WhatsApp dele. A sócia do escritório, Ivone Petek, aprova o orçamento com um clique no painel, e ele vira Ordem de Serviço para a busca de anterioridade começar na semana seguinte.

Num escritório de registro de marcas e patentes sem um sistema assim, a recepção fica dividida entre atender quem liga perguntando se a marca "vai ser aprovada", organizar consulta inicial de viabilidade e reunião de acompanhamento na mesma agenda sem diferenciar o tempo de cada etapa, e lidar com clientes ansiosos que acabaram de receber uma exigência ou notificação do INPI e querem uma resposta imediata pelo WhatsApp. Um chatbot de árvore de opções piora esse cenário: ele empurra menus fixos e corre o risco de tentar responder por conta própria se uma marca colide com outra ou em qual classe de Nice ela se encaixa — algo que nunca deveria sair de um sistema automático, ainda mais num processo que pode levar anos e decidir se o cliente perde ou não a exclusividade sobre o próprio nome ou tecnologia. O Centriu Link segue outro caminho: a IA entende o relato em linguagem natural, cruza a agenda real do escritório para oferecer o tipo certo de consulta ou reunião, e reconhece na hora quando a pergunta deixou de ser agendamento e virou dúvida sobre aprovação, colisão, classe de Nice ou leitura de documento do INPI — passando a conversa para um humano, em vez de arriscar uma resposta que não é dela para dar.