Como a papelaria envia o orçamento em PDF do pedido de festa e agenda a retirada com lembrete no Link
A loja lotada de mensagem enquanto o balcão não para
São dez e meia da manhã e a prateleira de descartáveis já foi mexida três vezes: alguém procurando copo e prato do mesmo tema, outra pessoa pegando saquinho surpresa avulso. Do lado do caixa, o rolo de fita de balão fica pendurado ao lado de um pote cheio de bexigas soltas, e o cheiro de borracha nova se mistura com o de papel de presente recém-aberto.
Numa prateleira baixa, pacotes de guardanapo estampado de personagem ficam empilhados perto das velinhas de número e dos chapéuzinhos de aniversário.
Enquanto a atendente passa o cartão de uma cliente que comprou faixa de "Parabéns" e potinho de bala, o celular da loja vibra sem parar: uma mensagem no Instagram perguntando se tem balão metalizado número 9 na cor rosa, outra no WhatsApp pedindo orçamento de kit completo pra festa de 25 crianças. Ninguém solta o caixa pra digitar resposta, e as mensagens vão empilhando enquanto o movimento da loja continua.
O que trava o dia a dia de quem vende artigo de festa
- Cliente manda foto do convite temático perguntando se a loja tem copo, prato e guardanapo combinando, e a resposta só sai horas depois porque quem atende o WhatsApp também está no caixa.
- Pedido de festa grande — balão, descartável, lembrancinha, faixa — chega picado em várias mensagens soltas ao longo do dia, e fica fácil esquecer um item na hora de fechar o valor.
- A mesma pergunta se repete dezenas de vezes por semana: se tem balão de determinada cor, até que horas a loja funciona, se fecha no domingo.
- Cliente aprova o pedido por mensagem alguns dias antes da festa, mas na hora de retirar ninguém lembra ao certo o que foi combinado e a atendente tem que reconferir tudo de novo com a cliente na loja.
- Encomenda de kit personalizado fica marcada só de cabeça ou num caderno, sem lembrete pra avisar o cliente, e às vezes ele aparece achando que o pedido já estava pronto num dia que ainda nem tinha chegado.
Como o Link organiza do primeiro contato até a retirada
A IA fica de olho no WhatsApp, no Instagram Direct, no Messenger da página, no Gmail e no chat do site, e responde sozinha as dúvidas recorrentes de catálogo — preço de um item, se tem determinado produto, horário de funcionamento — dentro do volume de respostas de IA incluído no plano. Pedido de falar direto com alguém, ou um dado sensível como senha ou número de cartão: só esses dois casos tiram a conversa da IA e entregam pra um atendente humano automaticamente. Quando o volume de respostas de IA do plano esgota, a IA não transfere a conversa — ela só para de responder até esse volume liberar espaço de novo. Uma reclamação sobre item que faltou na sacola foge do que a IA resolve sozinha, então ela também chama um atendente pra esses casos.
Quando o cliente quer fechar um pedido juntando vários itens diferentes do catálogo — balão, descartável, lembrancinha, faixa —, a própria IA monta e envia o orçamento sozinha, reunindo os itens certos na mesma conversa; o PDF numerado sai automaticamente, sem esperar ninguém digitar. O que a IA não decide sozinha é o encaixe visual de um kit sob medida pro tema da festa — quando o pedido é personalizado desse jeito, uma pessoa da loja decide o que entra no kit, e a IA continua sendo quem monta e envia o orçamento depois disso definido. O cliente confirma o pedido ali mesmo, na conversa, e um responsável da loja aprova com um clique no painel; feito isso, o pedido vira Ordem de Serviço automaticamente, sem digitar tudo de novo em outro lugar, e a própria IA já agenda a retirada sozinha, checando a disponibilidade da loja, com o agendamento entrando com status pendente. Se o lembrete automático estiver ligado, o cliente recebe um aviso um dia antes e de novo duas horas antes da data combinada e confirma respondendo SIM ou NÃO dentro do prazo configurado — o status muda pra confirmado assim que ele responde.
O que o Link faz por dentro do dia a dia da loja
- Catálogo com preço, categoria, foto e vídeo de cada item — balão avulso, kit de descartáveis, lembrancinha, faixa, chapéuzinho — pra IA responder dúvida de preço e disponibilidade sem interromper quem está no balcão.
- Orçamento em PDF numerado, montado e enviado pela própria IA, que reúne vários itens do catálogo num só pedido, pra festa grande não ficar espalhada em mensagens soltas.
- Aprovação do orçamento vira Ordem de Serviço automaticamente, sem recadastrar o pedido em outro sistema depois que o cliente já confirmou.
- Agenda de retirada, marcada pela própria IA em tempo real, com status — pendente, confirmado, concluído, entre outros — pra loja saber exatamente o que está pra acontecer em cada dia.
- Lembrete automático opcional perto da data da retirada, com confirmação do cliente por SIM ou NÃO dentro de um prazo configurado.
- Fila que distribui as conversas entre os atendentes por rodízio, menor volume ou prioridade, e reatribui sozinha se alguém demorar demais pra responder.
Um pedido de festa do início ao fim
Numa quarta-feira à noite, uma cliente manda mensagem pelo Instagram Direct da Bazar da Toca Festas perguntando se a loja tem kit de festa tema dinossauro pra 20 convidados. Dentro do volume de respostas de IA incluído no plano, a IA responde confirmando que a loja tem copo, prato, balão temático e lembrancinha do tema, com preço de cada item conforme o catálogo. A cliente gosta e escreve "quero fechar um orçamento com tudo isso, quero falar com alguém pra combinar as quantidades certas" — pedido direto de falar com uma pessoa, e a conversa passa pra Renata, atendente da loja.
Renata confere com a cliente quantos copos, pratos, balões e lembrancinhas ela precisa, monta o orçamento juntando os itens do catálogo e envia o PDF ORC-2026-0058 na própria conversa do Instagram, ainda na mesma noite de quarta. A cliente confirma que topa na quinta-feira de manhã, Renata aprova o orçamento no painel, e o pedido vira Ordem de Serviço automaticamente. Renata agenda a retirada pro sábado à tarde, com status pendente.
Na sexta-feira, como o lembrete automático está ligado, a cliente recebe um aviso perguntando se confirma a retirada de sábado, com SIM ou NÃO. Ela responde SIM e o status muda pra confirmado. No sábado, quando ela passa na loja e leva a sacola com tudo organizado, Renata marca a Ordem de Serviço como concluída.
Duas semanas depois, a mesma cliente volta reclamando que um saquinho surpresa veio sem o lacre — a IA não resolve reclamação de produto sozinha, então a conversa vai direto pra um atendente resolver.
Hoje sem sistema, com o Link
- Hoje: pedido de festa grande chega picado em várias mensagens e alguém esquece de anotar um item. Com o Link: o orçamento reúne todos os itens escolhidos num PDF só, numerado.
- Hoje: cliente confirma o pedido de boca e a loja recadastra tudo num caderno ou planilha separada. Com o Link: a atendente aprova o orçamento com um clique no painel, e ele já vira Ordem de Serviço sozinho, sem digitar de novo.
- Hoje: pergunta de preço e horário toma o tempo de quem está atendendo no balcão. Com o Link: a IA responde essas dúvidas recorrentes sozinha, dentro do volume de respostas de IA incluído no plano.
- Hoje: retirada marcada de cabeça ou num caderno, sem lembrete, e às vezes o cliente aparece no dia errado. Com o Link: a agenda mostra o status do pedido e o lembrete automático confirma a data com o cliente antes.
- Hoje: mensagem do Instagram, do WhatsApp e do site cada uma num lugar diferente, fácil perder o fio. Com o Link: os cinco canais caem na mesma fila, organizada entre os atendentes.
Quando o Link não é a prioridade
Se a loja é pequena, atende só no balcão e quase não recebe pedido por WhatsApp ou Instagram, o ganho de organizar conversa e orçamento pode não compensar o custo do plano.
O Link também não decide sozinho questão de gosto ou de encaixe visual — se o pedido envolve compor um kit de produtos sob medida pro tema da festa, escolher combinação de cor entre os itens vendidos ou avaliar se uma peça encomendada ficou como o cliente queria, isso continua sendo decisão de quem trabalha na loja, não da IA.
A IA registra a referência que o cliente manda — foto do convite, descrição do tema —, mas quem avalia e decide o encaixe visual de um kit sob medida é sempre uma pessoa; decidido isso, a própria IA monta e envia o orçamento sozinha.
Sistemas envolvidos
Sistema principal: Centriu Link.
Limitações e o que não faz
- Não monta arte personalizada de convite, topo de bolo ou papelaria customizada — isso continua sendo trabalho de quem faz o design.
- Não decide preço nem avalia qualidade de peça sob encomenda a partir de foto — a IA registra a referência enviada, mas quem avalia e decide o valor é sempre uma pessoa.
- Não faz entrega nem despacha fisicamente os produtos — isso continua sendo operação da loja.
- Não filtra o catálogo por cor, tamanho ou tema como busca estruturada — esses detalhes ficam como texto na descrição de cada item.
- Não transfere a conversa pra um atendente fora dos casos previstos: quando o cliente pede pra falar com alguém, ou quando o assunto envolve um dado sensível, como senha ou número de cartão — franquia esgotada não transfere a conversa, só pausa a IA até o volume liberar espaço de novo.
- Não controla estoque físico da loja — o cadastro de preço e categoria no catálogo não substitui contagem de estoque.
Segurança e governança
Catálogo, orçamento e agendamento de retirada ficam isolados na conta da própria loja, sem cruzar com outra organização que também usa o Link. Exportação ou exclusão desses dados segue a LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Preço e contratação
Disponível por assinatura mensal, com níveis por módulo. O investimento e as condições são definidos com o time, a partir do escopo da operação — fale com a Centriu. Nenhum valor é cravado nesta página.
Perguntas frequentes
A IA consegue montar um orçamento juntando vários itens diferentes, tipo balão, copo e lembrancinha, numa avaliação só?
Consegue. A própria IA monta o orçamento reunindo os itens certos nas quantidades combinadas, e já envia o PDF numerado sozinha, na mesma conversa. Quando o pedido é um kit sob medida com encaixe visual específico pro tema, aí quem decide o que entra é uma pessoa da loja, e a IA monta e envia o orçamento depois dessa decisão.
O cliente confirma o orçamento direto pela mesma conversa do WhatsApp ou do Instagram?
Sim. O PDF numerado é enviado na própria conversa e o cliente confirma que topa ali mesmo; um responsável da loja aprova com um clique no painel, e o pedido vira Ordem de Serviço automaticamente, sem precisar recadastrar em outro lugar.
Dá pra saber pela IA se a loja tem um balão de uma cor ou tamanho específico?
A ficha do item no catálogo pode trazer detalhes como cor e tamanho na descrição, e a IA usa esse texto pra responder à dúvida. Isso não é um filtro de busca estruturado, é informação escrita na descrição de cada item.
Como funciona o lembrete de retirada de um pedido de festa?
O lembrete é opcional e vem desligado por padrão. Quando ligado, ele avisa o cliente perto da data combinada e pede confirmação por SIM ou NÃO dentro de um prazo configurado, atualizando o status do agendamento conforme a resposta.
Se o cliente reclamar que faltou um item no pedido, quem responde?
A IA não resolve reclamação de produto sozinha, então esses casos vão direto pra um atendente humano resolver.
Dá pra atender pedido que chega pelo Instagram e pelo WhatsApp com a mesma organização?
Sim. Os cinco canais — WhatsApp, Instagram Direct, Messenger da página, Gmail e chat do site — caem na mesma fila, que distribui as conversas entre os atendentes por rodízio, menor volume ou prioridade.
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