Como o Link responde o preço da instalação por BTU, marca a visita técnica e lembra da manutenção preventiva sem perder venda no calor

Imagine a Frio Certo Ar Condicionado, uma prestadora pequena com dois técnicos de campo e uma pessoa cuidando do atendimento. Marcos manda mensagem pelo WhatsApp perguntando quanto custa instalar um ar de 12.000 BTU na sala. A IA consulta o catálogo e responde o preço do serviço; Marcos confirma que quer marcar, e a IA verifica a agenda e oferece dois horários dentro da disponibilidade cadastrada pela empresa.

Marcos escolhe a quinta-feira à tarde — o agendamento entra como pendente. A atendente confirma o horário com o técnico da vez e envia o orçamento em PDF numerado; Marcos confirma que topa, a atendente aprova o orçamento com um clique no painel, e ele vira automaticamente uma Ordem de Serviço dentro do próprio Link, sem precisar abrir outro sistema.

No dia da visita, a recepção marca chegou quando o técnico chega no endereço, muda para em atendimento durante a instalação, e fecha como concluído ao final. Meses depois, como a organização ativou o lembrete de manutenção preventiva, Marcos recebe um aviso automático antes da próxima visita agendada e confirma respondendo SIM.

Nos dias mais quentes do ano, quando o volume de pedidos sobe de uma vez, o Link permite organizar mais de uma fila de atendimento dentro da mesma organização — por exemplo, uma fila para orçamento de instalação nova e outra para quem já é cliente pedindo conserto.

As conversas podem ser distribuídas entre os atendentes de forma automática: por rodízio, por quem está com menos conversas em aberto no momento, ou por prioridade. Se uma conversa fica parada tempo demais sem resposta, ela é reatribuída automaticamente para outro atendente disponível — um mecanismo diferente de um atendente simplesmente transferir a conversa pra um colega na mão.

Empresas de ar-condicionado costumam recomendar uma manutenção preventiva periódica pra manter o aparelho funcionando bem. Se essa visita for marcada no Calendário do Link, a organização pode ativar — a opção vem desligada de fábrica, é preciso ligar — o envio automático de um lembrete antes da visita. Por padrão, o aviso sai 1 dia e 2 horas antes da visita, mas esses dois prazos podem ser ajustados.

O cliente confirma respondendo com uma palavra-chave como SIM ou NÃO, com até 24 caracteres, e essa resposta precisa chegar em até 5 minutos pra ser reconhecida automaticamente pelo sistema. Esse lembrete é configurado pela organização inteira, não fila por fila.

Se a empresa atende poucos clientes por mês, sempre pelo boca a boca, e o próprio dono prefere responder cada mensagem pessoalmente sem nenhuma automação, montar catálogo e fila pode ser trabalho a mais que ainda não compensa.

Se os preços de instalação são sempre negociados caso a caso, sem nenhuma tabela fixa por BTU, o catálogo não reflete bem essa realidade e a IA pode acabar respondendo um valor que não bate com o combinado depois.

O Link também não substitui uma equipe inteira: a IA sempre trabalha dentro do limite de conversas do plano contratado, e assuntos sensíveis ou pedidos diretos de falar com alguém sempre vão para um atendente humano. E o Link cuida do atendimento e da agenda da visita — não é uma ferramenta de gestão de estoque de peças, nem de controle financeiro da empresa.

Além do catálogo, da fila e do Calendário, o Link tem outras peças que ajudam o dia a dia da empresa de ar-condicionado. O atendente humano pode aplicar etiquetas nas conversas manualmente — por exemplo, pra marcar quem já é cliente de manutenção contratada — e essas etiquetas ajudam a alimentar automação e organização de fila.

Respostas rápidas e modelos de mensagem são ferramentas do atendente humano pra agilizar o dia dele, não da IA. E quem supervisiona o atendimento — dono ou gerente com permissão de admin ou supervisor — tem uma visão somente leitura de tudo o que está acontecendo nas conversas, sem poder responder por ela.