Aktuelle Stack-Übersicht

Die Idee ist, das Gefühl „wir nutzen einen Haufen verstreuter Tools“ in ein klares Bild zu verwandeln: das richtige Tool für das richtige Problem, mit dem richtigen Verantwortlichen und kontrollierten Kosten.

Wofür dient diese Übersicht?

Um alle Tools in einer einzigen Ansicht zu sehen.
Um die echten Verantwortlichen und Nutzer zu identifizieren.
Um die Gesamtkosten und versteckten Risiken zu berechnen.
Um den Weg für eine Migration oder Konsolidierung.

1. Empfohlene Vorlagenstruktur

Sie können diese Karte in einer Tabelle anlegen oder in dem System, das Ihr Betrieb ohnehin als Ablage nutzt. Das sind die wesentlichen Spalten:

Spalte	Was auszufüllen ist (Beispiele)
Kategorie	Kommunikation, CRM, Finanzen, Marketing ...
Name des Tools	Slack, Salesforce, Google-Tabelle X ...
Interner Verantwortlicher	Wer besitzt den Vertrag/Master-Zugang?
Nutzungsgrad	Niedrig, Mittel, Hoch (1-5)
Kritikalität	Hoch (stoppt das Unternehmen bei Ausfall), Mittel, Niedrig
Risiken	Schatten-IT, kein Backup, Vendor-Lock-in ...
Monatliche Kosten	Gesamtbetrag (Lizenzen + Extras)
Gewünschter Status	Beibehalten, Optimieren, Ersetzen, Einstellen

2. So füllen Sie es aus (Schritt für Schritt)

Schritt 1: Alles auflisten

CRM, ERP, aber auch die "unsichtbaren": kritische Tabellen, Apps einzelner Teams, vergessene Testversionen.

Schritt 2: Verantwortliche festlegen

Goldene Regel: "Wenn dieses Tool heute ausfällt, wer wird zur Rechenschaft gezogen?" Diese Person ist der Verantwortliche.

Schritt 3: Risiken und Kritikalität

Hohe Kritikalität = direkte Auswirkung auf den Umsatz. Risiko = Abhängigkeit von einer Person, fehlendes Backup usw.

Schritt 4: Tatsächliche Kosten

Addieren Sie Lizenzen, Steuern und Zusatzkosten. Sie werden teure, kaum genutzte Tools finden.

3. Entscheidungen mit der Übersicht treffen

Konsolidieren

Doppelte Werkzeuge für dieselbe Aufgabe? Entscheiden Sie sich für eines und schalten Sie das andere ab — jedes Werkzeug weniger ist ein Ort weniger, an dem Daten verloren gehen.

Einstellen

Tools mit hohen Kosten und geringer Nutzung ("Niedrig/Niedrig"). Planen Sie die Abschaltung und den Datenexport.

Migration priorisieren

Identifizieren Sie die "1. Welle": Tools mittlerer Kritikalität, die bei schneller Migration große Einsparungen bringen.

Praktische Ausfüllbeispiele

HOHES RISIKOGoogle-Tabelle "PIPELINE_FINAL_V5"

Verantwortlicher: Ehemaliger Vertriebsmitarbeiter | Nutzer: 6 | Kosten: R$ 0

"Ohne sie verkauft niemand, aber sie hat kein Backup und keine Kontrolle."

Status: ERSETZEN (Migration zu CRM/Orbit)

HOHE KOSTENAltes E-Mail-Marketing-Tool

Verantwortlicher: Niemand | Nutzer: 1 | Kosten: R$ 2.500/Monat

"Wir zahlen, ohne es zu nutzen. Daten überall verstreut."

Status: EINSTELLEN

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